秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就“办事”的学问作一番探讨。
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8 Y$ x! y( K% H8 J2 ^) o 一、如何办好领导交办事项
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(一)接受工作任务要弄清“三要素”$ S" y$ u; Y# e7 x% e
+ ?3 s Q- m! J! f( ]5 ` 领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容——办什么事;二是时限——什么时间完成;三是要求——工作质量,注意事项等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,为把事情办好创造前提条件。; O6 n9 u1 c4 x% e4 D* r8 M: e' ~
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(二)优化办事成果“三比较”3 Q! }( }7 D _, E" z5 m1 `
) w4 E+ }7 m& X# y1 F3 L& H8 F8 o 办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。: u1 p- z2 n$ |. v6 a/ M2 Q3 p. M
3 H; I' C* ?7 @( a (三)把握好办事“三形式”
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/ Y7 K9 { { q: L 办事可能出现三种形式:0 F2 n5 M F) W$ U" R6 e
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1.单一办事——在同一时间内完成一项工作任务;; _ C, m6 R. W- m9 Y
# Y/ k* W" C& N3 w' l 2.交叉办事——同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;
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& z, T* I' C5 _7 D( X 3.穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。 ' O" n( v( G" _9 \
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(四)检验办事效率“三标准”
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秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:
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$ I9 c8 T& n! M3 Z: `) ^- a l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;4 @9 q. k/ Y- M2 a. W; n
' e8 j4 _* N* U! m ] l$ n 2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;/ o- _) C) F1 W( \
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3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。% c" _% u; D! C9 p5 ^% G( E
2 v/ o4 \8 z- S9 A9 K4 z1 {+ G (五)向领导复命“三注意”4 C+ Z' [( K7 z6 Y7 g7 M% ^4 N
. A# `3 _$ B8 p1 X+ P 二、如何办好请办事项
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, c5 |7 K( Z. l6 D9 B' T9 J5 s 做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
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1. 精心准备,提出合理建议。
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" M+ k6 ^5 ~, y8 U6 N+ L P 2. 讲究方法,选择适当形式。
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3. 注重程序,坚持逐级请办。
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2 q, G6 t7 ]% s 4. 提高艺术,优化请办效果。 " G+ w, S1 z& i3 @) ~
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5. 以缓应急,避免紧张出错。 |