8年文字主任 谈 如何写好会议纪要

      通过近期综合室及各方面秘书报送的政府常务会议纪要、专题会议纪要等情况来看，部分同志未能准确把握纪要的起草方法，下面结合自己的经验，简要提几点建议，供同志们参考。
5 f  h; \' z- l0 U/ l& x4 f. ]      一、什么是会议纪要
( p+ b. R* Z+ h$ }+ f  e       官方对会议纪要的定义是“用于记载、传达会议情况和议定事项的公文”。关键字在公文，这就意味着会议纪要是有法定效力的，是需要按照正规程序刊发的特种文体，这也是区政府严格控制随意刊发会议纪要的原因所在。
       通常来说，政府常务会议主要是研究涉及经济社会发展的重大事项，例如涉及政府投资、资金使用、招投标等规章制度，较大额度的财政资金安排意见，工业、农业等经济发展和医疗、教育等民生事业中长短期发展规划、意见及方案，需要区政府批准或研究或传达的重要内容，等等。而政府专题会议则是针对某一特定事项，由分管区长召集召开的议事会、协调会、部署会等等，切记是“议事会、协调会、部署会”，这就意味着专题会议一般不涉及资金问题、政策问题，凡涉及的必须报经主要领导审定。例如，为加快某项工程建设，会议确定采取简易招标方式进行；再例如，为尽快推进好某项涉及面较广的重要工作，会议确定成立领导小组，抽调人员办公，或由某部门单位牵头实施，等等。简而言之，需要主要领导拍板的，要上常务会议；分管领导为便于推进工作而能自行确定的，上专题会议。
       刚才讲到，会议纪要有法定效力。这里需要大家牢记一个准则，即“凡区政府签发的每个会议纪要都要在现行法律、法规和政府准则的指导下进行；所涉及的所有议题材料都要存档，而且同样要符合法律法规规定，因为议题也具有法律效力”。怎么理解这句话呢？举个例子，某个行政单位负责同志因触犯法律或者行政调离时，司法机关、审计机关都要对其履职情况进行审查，其中调查的一项重要内容就是会议纪要。如果纪要或议题有违规情况，将造成重大政治后果。对政府工作来讲，最常见的是涉及招标或政策问题。如果涉及招标问题，纪要就要说明采取简易招标的原因，特别要明确要求“区监察、发改、财政、审计等部门要及早介入，认真履行好各自职责，加强对招投标全过程的监管，确保依法依规办理相关手续”，这是对所服务领导的负责，是对自己工作的负责，也是对整个政府工作的负责。如果涉及优惠政策，以第**优惠政策申请为例，此次会议召开时间是11月5日，纪要刊发日期是11月15日，之所以耗用接近10天时间，主要是当时与财政部门就如何表述政策进行探讨。有心的同志可以找出当时的纪要和议题材料进行核对。因为，许多优惠政策申请在法律规定中是不能减免的，那么体现到纪要上怎样才能既表述准确，又符合法规，还能便于操作。于是出现了“由区财政等额补助给**，用于支持旧村拆除和社区基础设施配套”等语句。注意，这里用的是“补助”，而非“减免”，而且用途非常明确，就是支持配套建设，因为这是政府职责权限所在，如果不这么写，就超出了政府权力范畴。请同志们起草会议纪要时，一定要站在负责任、讲大局的高度来思考，不能简单地把议题涉及内容“照搬照抄”，要从法律的角度认真审查，听取专业部门的意见建议，以保障纪要能够经得起历史的推敲。
       二、怎么组织政府常务会议
       常务会议是政府决策的重要途径。会议效果如何，直接决定着区政府相关工作的推进效率。但在具体操作过程中，存在着两种不好的现象，严重影响着本应非常简单的组织程序：一种是，综合室追着方面秘书要议题；一种是，方面秘书找着综合室加议题。出现这种现象，抛开区级领导、分管部门等人为因素，更多地是文秘人员对常务会议组织程序的不清晰。这里分两个层面讲一下：
       一是，对综合室的同志来讲，主要有三个任务：一是定期议题收集。切记是“收集”，而非“征集”。综合室没有义务每周都打电话要议题，只需要每周4中午下班前把符合条件的议题列出单子，报分管主任即可。何谓符合条件，就是三个“缺一不可”：议题材料已经成熟并且传给综合室，会签单已经签完并且送到综合室，部门或分管领导已经向主要领导汇报过。不符合其中任何一个条件，哪怕再紧急，也不列入单子。二是规范组织会议。提前根据安排，拟定好会议通知，把应参会人员和需注意的事项（例如，部门单位主要领导不能参会者要向**主任请假）写明白，布置好会场，关注好会场的气温、整洁、座次等情况。三是提前发放议题。会议时间和议题一经确定，综合室应与周五下午2点前把议题夹发放到各区长和各主任手中。
1 l8 Q: D3 @+ K- ~% c0 w; ^  l       二是，对方面秘书来讲，主要任务是：随时提报符合条件的议题。这里有几种情况是经常遇到的。一是，例如，副区长周三才要求材料上会，但还没有会签，于是督促部门无论什么原因都要赶在周四签完，造成涉及部门碍于情面或其他原因，不能很好发表意见，导致会上提出其他意见。出现这种问题，方面秘书负全责。大家可以从另个角度思考下，一个在常务会议出现不同意见的议题，是不可能顺利通过的，这样不但没有帮到部门，反而可能会导致耽误部门工作。如果暂缓推迟一周，让议题经过充分论证，看似耽搁一周，但实际上可能帮部门节省了更多时间。二是，例如，方面秘书忘记报送议题，等知晓下周开会时，又想方设法添加，造成种种周折。出现这种情况，方面秘书负全责。三是，议题出现重大失误或不够成熟。最起码的要求是议题材料不能有错别字等常识性错误，这是对办公室最基本的要求，也是方面秘书负责任的基本体现。各路提报的议题质量如何，一定程度上代表了各路区级领导的工作标准。以第**常务会议公立医院改革议题为例，**同志非常负责，针对《实施方案》单独起草了情况汇报，把公立医院改革的背景、各县区情况、需要会议研究事项、下一步打算都非常明确的进行了概括，非常便于区政府决策。这样的议题格式，也是市政府早就通用的格式。下一步，所以涉及该类的议题，都要单独起草情况汇报。
      三、怎么起草纪要
       概括来讲，就是要用好四个词，“四个词”就是：会议确定、会议指出、会议强调、会议要求。这四个词一起出现的概率比较低，除非是非常复杂的纪要；实际工作可能只涉及1-2个词，要灵活对待。下面，简要解释下
      “会议确定”，通常用来描述会议对某项工作的定性。例如，同意某个部门提出的意见；同意以政府文件下发执行某个方案；同意将经费列入预算或足额拨付。等等。举几个例子，关于针对某件具体事情的，以**建设为例，“会议确定由区财政给予投资***资金扶持，用于支持数字影院建设、运营及管理”；如果是针对几个事情的，以17-11次纪要关于**消防站为例，“会议确定，（一）本着“政府组织、企业自愿、联合出资、规范管理”的原则，***由政府与入驻企业联合出资建设，入驻企业本着自愿的原则自行决定是否出资。（二）***设施建设资金及办公设施配套费用由**承担，消防车辆及器材费用由出资企业承担；***具体负责消防站选址、建设等有关工作，**负责消防站日常管理工作。（三）***年度运转费用除出资企业承担部分外，缺口部分由**予以适当扶持；后期自愿入驻企业所出资费用，全部用于保障消防站正常运转、设备更新提升以及第二处消防站建设费用。”；如果是涉及实施意见或者方案的，以**为例，“会议原则同意该意见。”，既然已经同意实施意见，这里就不需要再把意见中的内容摘出来；还有一种情况，就是《意见》已经通过，但涉及某个确定事项不属于《意见》内容的，以***为例，“会议原则同意该《实施意见》**。会议确定，为保障**落实好公共卫生服务任务，区财政自2013年起按每年不低于30万元标准给予**专项补助。”为什么这里单独把30万元提出来，因为《实施意见》并不包括这件事，但是会议又已经确定，所以要单独把这30万点出来，同时写明用途。
& |9 W+ n& Y8 {4 [  c      “会议指出”，通常用来描述某项工作的重要性或必要性。大家可能认为这个非常好些，其实不然。通常领导在发言时会把重要性强调下，但往往强调的不全面。为保证纪要的规范性，我们就需要查阅大量的资料，以确保“会议指出”的内容“冠冕堂皇”。再以公立医院纪要为例，通过从网络上搜寻“**、公立医院改革”、“**  医药卫生体制改革  讲话”、“**  公立医院改革”等关键词，我们从而确定出公立医院改革的真正意义在于“会议指出，公立医院综合改革是惠及千家万户的重大民生工程，对于深化医药卫生体制改革、完善基层医疗服务体系、提高群众医疗保障水平和公立医院服务能力具有十分重要的意义。”。还有就是强调必要性，以***为例，“会议指出，高效渔业是现代农业的重要支柱产业。**拥有绵长的海岸线和广阔的浅海滩涂，具备发展高效生态渔业的良好条件。近年来，随着我老秘网区渔业开发步伐的加快，产业低端、效益低下、开发无序等问题也随之显现，已经难以满足现代渔业发展需要和带动农民增收致富，加快高效生态海洋渔业示范区规划建设势在必行。”，这其中包括重要意义、基本区情、发展现状和未来趋势。
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有理论，有实例，有窍门，不愧为八年老秘。不知是兄弟原创的否？帮忙加下老猫QQ181349347

讲得很具体详细，如果有针对部门单位的具体讲解就好了

实例与论述结合，写得很好。

会议纪要虽然显得简练，但是也大有可为，谢谢分享

会议纪要虽然显得简练，但是也大有可为，谢谢分享

/ E4 ]4 i- ~/ M% W/ S. |老秘网虚拟稿费有理论，有实例，有窍门，不愧为八年老秘。

我具体做过常务会议，楼主说得非常正确，经验之谈，谢谢分享。

常用文体，他山之石，谢谢了。

经验之谈，学习中，谢谢分享。