公文语言表达技法

1.有意强化语言的表意功能

    文学作品有意弱化语言的表意功能，公文则有意强化语言的表意功能。这是因为公文是以客观、真实、明了地传递信息，满足实际需要为其追求，因而，它要尽量利用语言本身的表意特征，使语言符号与指称对象相吻合。公文强化语言的表意功能，须从以下方面努力。

(1)准确用词

    准确地表达作者的意思，让读者明白无误地理解公文的内容，是对公文语言的最基本要求。作者要使自己能准确用词,必须从以下方面着手：

    首先，各种重要概念的表达须有所依据。重要概念一般是指对某些事物较为权威的说法。写作时如遇到方针政策、法规条例中的概念，其提法必须有根有据，切忌合理想像、信口开河。如有份关于企业内部干部任命的公文这样写道：“处级干部的任免要在广泛调查了解，征求群众意见的基础上，经党委讨论，最后由厂长决定。”这最后一句话表面看起来似乎不错，但与中央有关企业干部任免文件相关条款“企业的中层行政干部，由厂长提名或党委推荐，经党、政集体讨论后，由厂长任免”比较来看，却有明显不同。这样的公文在实际工作中就可能失之毫厘，谬以千里，须引以为鉴。

    其次，各种概念均应确切地表达出作者的本来意思。要做到这一点，公文作者对应该明确的，切忌模棱两可。如黑龙江一家商场的业务员与广州的一家制伞企业签订了一份标的为一万把尼龙花伞的购销合同，双方在合同的履行方式这一条款中写有：“由供方代办托运。”但在具体实施过程中，双方在托运费用支付问题上发生了争议。需方认为：由供方代办托运，一般都是以火车的运输方式托运，供方怎么能以飞机航空的运输方式托运?这昂贵的运输费应由供方自负；供方则认为：需方既然同意由供方代办托运，在没有限定采用哪一种运输方式的情况下，供方有权采用任何一种运输方式。为此，双方最终诉诸法庭。

    有时作者自认为原有的意图已经表达明确了，对方不会产生疑问。

    但如果对必要的说明和限制不给予明确的阐示，也有可能“言不及意”。

     如某市在洪灾中损失惨重，省政府发了一份公文，规定“救灾款由财政部门解决”。文件下发后，市财政不肯拨款，理由是文件上并未注明“财政部门”是哪一级。原来，省政府的意图是由省财政拨款，与市财政没关系。公文中用词的疏忽，对急如救火的救灾工作带来了负面影响。

(2)规范句式

    句式是根据句子的不同特点归并出来的句子类型。

    如按字数分，有长句和短句；按语序分，有常式句和变式句；按判断形式分，有肯定句和否定句。一般说来，公文应选用短句、肯定句、常式句来表达，才有利于强化语言的表意功能，有利于明了地传递信息，满足实用的需要。

2.恰当运用“模糊语言”

    模糊语言是与精确语言相对而言的，它与通常所指的含糊不清、模棱两可、易生歧义的语言有着本质的区别。“模糊语言”是近年来从“模糊数学”引来的，是指那些内涵丰富、可以有多利，解释的语言。语言的内涵越大，其模糊的程度就越高。公文的语言无疑要准确，然而只用准确的语言，未必能达到精确地表达意图的目的。恰当运用模糊语言，可以准确地表达那些具有灵活性的内容。如机关事业单位工作人员的调资问题，是个十分复杂的问题，用词太精确反而难以执行。写作时，作者常用一些如“原则上”、“从严掌握”、“个别问题个别解决”、“酌情给以补助”等模糊语，从而达到表意的准确性。恰当运用模糊语言，还可以用来表达那些不必精确表达的内容。如“今年以来”、“增长迅速”、“较好的”、“显著增加”、“有些”、“不少”等模糊语言用来反映某企业经济效益增长、个人收入增加的情况就较为合适。还有如公文中结尾语“请参照执行”、“请研究执行”、“请结合本单位情况认真执行”等模糊语言的使用，给下级执行时留有充分的余地。使用模糊语言要注意当用则用、用得必要、用得有价值。如果胡乱滥用，不但起不到应有作用，反而会使模糊语言变成语言模糊。