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晒图征文02号:书到用时随手拈 得来全不费工夫

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发表于 2015-8-3 13:32:26 | 显示全部楼层 |阅读模式
公文写作培训班
晒晒我的文件夹
白与黑
    从事文秘工作多年,也更换了多个文秘岗位,都会遇到同一些问题。就是如何将收集来的“财宝”归类并设置文件夹,如何更新这些文档,如何处理书面与电子版的关系等。有时,工作进程过半了,往往需要进行重新调整。一来一回,浪费了时间和精力。但后来,我对这些问题进行了思考,也悟出了一些规律,经过实战检验,我的做法颇能适应办公室工作,做到了“书到用时随手拈”、“得来全不费工夫”,并被同事们广泛借鉴。下面,我谈三点体会。
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     一、科学分类,高效提取

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     列宁说:“用什么方法对现代调查材料进行综合或分类,这个问题是非常重要的。”他指出:“笼统的资料特别无用,特别容易产生谬误。由于分类方法的不同,同一个材料竟会得出完全相反的结论。”资料多了,如果不加以分类收藏,就会多而难用,降低了收藏的效益。十几年来,我一直坚持分类收集所做、所思、所得资料。有一次,上级机关培训部门领导打电话给我,要我制作一个教案,我早在一年多就对这项工作有研究,我的储备库里有关于“它”的资料以及我的最新理解,我半小时就按他的要求制作完成了。我认为,如果没有持之以恒的细心和分类收藏习惯,就不会有这样的工作效率。我主要使用以下几种资料分类方法:
     一个是按本质分类法。根据事物的本质属性和内在联系进行分类。比如:在收集当代人核心价值观有关资料时,我首先提炼了当代人核心价值观的内涵及其相互关系,即忠诚于党是灵魂,热爱人民是本质,报效国家是主题,献身使命是要义,崇尚荣誉是基础。然后,分别将资料、素材归纳在相对应的文件夹中。在每一个文件都要建立一个文件夹,都按“收录时间+内容标题+(亮点)”进行命名。后业,对深化认识、撰写材料等很有帮助。这种分类比较科学,但需要进行艰苦的概括和抽象,才能达到目的。
     再一个是按类型分类。根据工作需要,区分不同的类型和属种关系分类,分得细一些,找起来就会很方便。这种方法用得最多了。大体上可根据工作单位的职能划分文件夹类型。如:一个单位的党务工作的分类。大体可分为:“0党的法律法规政策”、“1组织建设:党费缴纳”、“1组织建设:党员发展”、“ 1组织建设:扶贫帮困、评优评先”、“1组织建设:支部生活”、“1组织建设:组织划分与调整、换届改选”、“2纪检工作:反腐党风廉政建设”、“3宣传工作:党员思想教育材料”、“3宣传工作:文化活动、通讯报道”、“党务公开材料”、“荣誉、要事记”和“综合性工作任务”等进行分类。
     另一个是按逻辑分类法。即按现象、原因、办法;是什么、为什么、怎么办等等。总之,提高资料收集分类的科学性后,使用资料的效益会高很多。
图片1.jpg
     二、数字为主,书面为辅

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     精心设计了我的储备库,主要以电子数字信息为主,以书面存档资料为辅。电子数字信息来源很广,主要有网上搜索下载、固定网站下载、书面材料扫描图片等等。我每天都要下载十几篇感兴趣的资料,目前已收藏数据资料500G。这对学习、积累和撰写大材料特别有帮助。而书面收集是不可或缺的,比如:经典书籍、好友赠送的绝版书刊、书法作品、单位自制的汇编等。我在办公室有两个书面材料资料库,一个是本年度的业务工作资料库,主要存放办公室面对各级各部门工作资料、本单位本科室业务工作资料。另一个是储存库。每到翌年的第二季度,我会把上一年的有保存价值的业务资料进行整理归档,收集在一个固定的柜子中,贴上年度标签。一些书面收集也被单独存放起来。我的规划是使用20年。我想法设法建立这样的传统,不因我将来的调离而改变。我想这大概就是“衣钵”吧!
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发表于 2015-8-3 13:46:52 | 显示全部楼层
公文写作百法例讲
这得学而不思则罔一下,感觉很不错。) c1 e1 O* {2 z9 [. ^/ K. u
发表于 2015-8-3 15:12:45 | 显示全部楼层
老秘网虚拟稿费
老秘网这次征文实在太好太实用了,资料整理这个问题困扰了自己很久,整理混乱容易遗忘不利于指导现在的工作,也不方便寻找,从各位的分享中学到很多,希望可以应用在自己今后的工作中,希望老秘网经常举办这种实用性的征文,感谢各位大神的无私分享
发表于 2015-8-3 15:53:41 | 显示全部楼层
专业写文章
很明显这是一位党群口办公室朋友的电脑文件夹,大有可借鉴之处哦。
发表于 2015-8-3 16:34:46 | 显示全部楼层
白与黑的这个分类,的确好,受教了
发表于 2015-8-3 16:42:19 | 显示全部楼层
值得我们秘书学习学习  多谢分享自己的经验!
发表于 2015-8-4 05:38:01 来自手机 | 显示全部楼层
这种分类方法很实用,学习借鉴。来自: Android客户端
发表于 2015-8-4 08:30:43 | 显示全部楼层
很系统全面的归类总结,很有借鉴推广价值,学习了。6 w2 J) Y3 z7 _7 q
发表于 2015-8-4 08:51:54 | 显示全部楼层
他山之石  学习借鉴一下,哈哈9 v. [8 @) W# A& T
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